Як правильно вести листування із замовником

Іноді всім буває необхідно зв’язатися із замовником з того чи іншого важливого питання. Проте співробітник будь-якої великої компанії повинен розуміти: що вище посада керівника, якому потрібно написати листа, то більше в нього можливих кореспондентів і тим менше часу на листування.

Щоб ваш лист гарантовано прочитали, краще дотримуватися кількох правил:

1. Ретельно продумайте назву листа: він має бути дуже концентрованим та описовим; ідеально, якщо тема буде повністю відображена суть повідомлення.

2. Для ділового листування використовуйте лише корпоративну пошту: по-перше, таким чином адресат одразу зрозуміє, хоча б приблизно хто його пише; по-друге, якщо ви іноді надсилатимете листи з особистої скриньки, замовнику буде набагато складніше переглядати історію листування.

3. Нагадуйте про контекст: ви могли обговорювати дуже цікаву проблему, скажімо, на корпоративній вечірці, але це не означає, що ваш замовник про це пам’ятає. За час вечірки до нього міг підійти з різними питаннями кожен працівник компанії.

4. Обмежуйте розмір повідомлення 3-5 реченнями. Якщо ж вам необхідно дати більший обсяг інформації – надішліть його додатком, розмір якого не повинен перевищувати 2 Мб.

5. Чітко формулюйте, чого ви хочете: якщо вам потрібна особиста зустріч, додаткове фінансування тощо — пишіть про це прямо, без ухилень і натяків.

6. Відразу ж відповідайте листи: це елементарне правило етикету. У випадку, якщо вашу відповідь необхідно обміркувати, можете просто подякувати кореспонденту за швидку відповідь і пообіцяти пізніше надіслати докладніший лист.

7. Подумайте про короткий, але змістовний підпис: стандартний підпис включає ПІБ, назву компанії, посаду і основні контактні дані.